Что такое Тайм менеджмент?

План:

– Что такое Тайм менеджмент?
– Техники тайм-менеджмента
– Управлять Временем: Практические Советы
– Тайм-менеджмент по методу Франклина
– Заключение

Тайм-менеджмент или управление временем — это система по налаживанию своих отношений со временем.

Существует 2 разных причины, по которым люди задумываются о том, чтобы что-то поменять в своих привычках.

Во-первых, тогда, когда человек начинает понимать, что ему постоянно не хватает времени.

Во-вторых, тогда, когда человек хочет расти в профессиональном или личностном направлениях, когда у него много целей и задач, которые он хочет реализовать.

Тайм менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

-Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

-Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

-Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

-Контроль достижения цели и выполнения планов.

Часто люди путают тайм-менеджмент с хронометражом — точным учетом затраченного времени. Хронометраж — всего лишь один из вспомогательных инструментов тайм-менеджмента, необходимый для того, чтобы при планировании можно было хотя бы приблизительно наметить, сколько времени займет та или иная задача.

Оказывается, планировать тоже можно по-разному: не одним способом, а тремя-четырьмя. Планирование помогает сделать осуществление цели достижимым.

В основе тайм-менеджмента лежит несколько простых законов. Как в юриспруденции незнание закона не освобождает от ответственности, так и в управлении временем законы работают сами по себе, независимо от того, знаем мы о них или нет. Знание законов дает преимущества перед их незнанием.

Например, овладев законом Парето о том, что 20% усилий дает 80% результата, можно добавить всего 5% и получить 100% результата. Таким образом, затраты времени сокращаются в 4 раза.

Поскольку мы управляем не временем внешнего мира, а своим личным, полезно также учитывать влияние биоритмов на работоспособность. Оказывается, незнание некоторых особенностей, касающихся организации своего труда, способно снизить производительность в 2 – 3 раза, и тогда то же самое дело занимает вместо 1 часа, требующегося на выполнение, 2 – 3 часа. Многие люди, применившие эти простые правила на практике, отмечают, что работать им стало намного проще, а само применение оказалось вовсе не таким сложным, как они первоначально думали.

Один из ключевых навыков в тайм-менеджменте — это делегирование, т.е. передача своих дел другим людям. Овладение навыком делегирования позволяет не только наладить хорошие отношения в коллективе, в семье и где угодно, но и высвободить много времени.

Еще одна довольно распространенная ошибка, уносящая порой много лишнего времени и сил, — это тяга к недостижимому совершенству, или перфекционизм. У него, как и у медали, две стороны. Хорошая заключается в том, что перфекционист постоянно совершенствует свое мастерство и может стать со временем профессионалом высокого класса. Другая сторона медали в том, что перфекционизм тем и отличается от качественного выполнения работы, что уже после того, как работа в принципе готова, человек продолжает снова и снова искать, что бы еще улучшить.

Техники тайм-менеджмента

• Метод Эйзенхауэра.
Это техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.

– Задачи А. Важные и срочные. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

– Задачи Б. Важные и несрочные. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.

– Задачи В. Неважные и срочные. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

– Задачи Г. Неважные и несрочные. Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

• Принцип Парето.
Это эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

• Диаграмма Ганта.
Это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.

Диаграмма Ганта дает возможность:

– Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

– Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

– Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

• Хронометраж
Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

• Список задач или to do list.
Представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается.

• Постановка целей по схеме SMART.
Известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель:

• Specific (конкретность);
• Measurable (измеримость);
• Attainable (достижимость);
• Relevant (релевантность);
• Time-bounded (определенность во времени).

Управлять Временем: Практические Советы

Теоретические принципы ясны многим, но эффективность использования времени зачастую заставляет искать новые пути управления временем.

Несколько практических советов помогут вам постичь секреты тайм менеджмента.

• Эффективность управления временем существенно повышается, когда вы заинтересованы в воем деле.

• Записывайте все дела на бумаге. Так вы освободите свой разум, которому больше не нужно держать в памяти все текущие задачи.

• Выполняйте исключительно важные дела срочного и не срочного характера.

• Определите для себя ваши личные поглотители времени, чтобы исключить их из вашей жизни.

• Максимально четко планируйте решение любой задачи.

Следуя этим советам изо дня в день, вы научитесь более эффективно использовать имеющееся время с максимальной пользой для себя.

Тайм-менеджмент по методу Франклина.

Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. Заинтересовавшись физикой, Франклин само-стоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.

Система Франклина «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Человек определяет свои жизненные ценности. То, чего он хочет от жизни.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

• План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
• Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
• Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-токоррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.

Заключение

Главная задача тайм менеджмента в том, чтобы разгрузить свой день от ненужных дел, вследствии чего повысится качество выполнения важных и ответственных задач. Для этого нужно просто:

• поставить перед собой цель, (Читайте статью о правильной постановке целей).
• наметить пути ее достижения,
• избавиться от всего лишнего,
• радоваться жизни.

Управление своим временем позволит вам достичь гармонии в различных областях жизни. Это позволит умело сочетать отдых, работу и семью, а параллейно с этим реализовать поставленные перед собой задачи в жизнь.
Тайм менеджмент это самый эффективный инструмент для людей, которые поставили перед собой цель и уверенно к ней идут.

Материал подготовлен Дилярой специально для agydar.ru

Видео: